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Être rappelé
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Chacun de nous sait que pour réaliser notre travail, nous avons souvent l’obligation de lire une quantité d’information importante. La quasi-totalité de ces informations est trop longue. C’est une réelle perte de temps, alors que nous préférerions concentrer notre énergie sur des axes de travail essentiels.

Cela vous semble familier ? C’est un reproche fait par toute personne ayant l’obligation de lire de longues notes avant une prise de décision. Surprenant ? Ce reproche avait déjà été formulé, non par un dirigeant d’entreprise mais par Winston Churchill le 9 août 1940, lorsque la Grande Bretagne faisait face à l’Allemagne nazie.

Consterné par les longs rapports qu’il devait lire à chaque prise de décision, le Premier Ministre britannique avait publié un mémo à son cabinet de guerre avec un titre très court , « Brevity » (Brièveté).

Le mémo était composé de 4 points :

Point 1 : Les membres du cabinet doivent « définir les principaux points dans une série de courts paragraphes ».

Point 2 : Les statistiques et « analyses détaillées » devront être présentées séparément dans une annexe.

Point 3 : Au lieu d’écrire un rapport complet, les responsables devront essayer de produire un « aide-mémoire » composé uniquement de titres qu’ils pourront par la suite expliquer oralement.

Point 4 : Les auteurs devront éviter le superflu et utiliser un langage plus familier.

Ces conseils datent de plus de soixante-dix ans, et n’ont jamais été aussi applicables qu’aujourd’hui.

Autrement dit, la situation pour les décideurs d’aujourd’hui est pire que jamais. Nous sommes submergés par des notes, des rapports, des PDF, des Ebooks et des pages Web. Nous avons déjà Internet pour chercher des informations, et cela avant même d’avoir cherché dans notre boite mail.

Tout le monde peut maintenant réaliser une page Web, tenir un blog ou publier son propre livre sur Kindle. Le flux des emails augmente de plus en plus, et absorbe en plus de temps. Le problème est que nous nous avons souvent l’impression de ne pas en savoir assez pour prendre de bonnes décisions. Il nous parait souvent difficile de trouver l’information dont nous avons vraiment besoin, et encore plus ardue de la trouver rapidement. Nous pouvons toujours nous améliorer sur ce point.

La note de Churchill est un excellent exemple de la manière d’éclaircir nos idées. Chaque point est numéroté. Chaque phrase va droit au but. L’ensemble du mémo tient sur une simple page. Vous pouvez lire tout cela en moins de deux minutes et repartir avec une idée claire de ce que vous avez à faire et pourquoi vous devez le faire.

Lorsque nous écrivons des courriers à des collègues et des partenaires, lorsque nous écrivons des rapports ou compte-rendus que nous voulons publier, nous devrions suivre les conseils de Churchill. Allez droit au but, arrêter le verbiage, écrire comme nous parlons et inclure de nombreux titres afin que les lecteurs puissent rapidement aller à l’essentiel. Au début cela ne fonctionnera pas à chaque fois, mais si nous traitons les lecteurs comme s’ils étaient des leaders qui ont d’importantes décisions à prendre, nous gagnerons beaucoup de temps et d’énergie. Cela diminuerais notre charge de travail de manière conséquente et nous apporterais plus de business.

Source :Inc -Why Winston Churchill Would Have Hated Your Emails .

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